Organizzare una Convention: il nostro dietro le quinte!

Dopo due anni particolarmente difficili in cui abbiamo rinunciato a qualsiasi tipo di socialità e ci siamo preclusi occasioni di incontri, abbiamo ricominciato l’anno lavorativo con l’organizzazione di un grande evento, tra i più importanti che abbiamo mai organizzato, e con la gioia di essere riusciti a far vivere alle persone una giornata di festeggiamenti, rispettando le norme sanitarie vigenti e riuscendo comunque a creare un’atmosfera di celebrazione, il team di Inside Factory non è mai stato così unito e compatto per il proprio lavoro.

L’evento in questione è l’anniversario dei 15 anni di VoipVoice, un traguardo che l’azienda voleva rendere indimenticabile e con un’organizzazione minuziosa della giornata e con un lavoro di preparazione iniziato con diversi mesi in anticipo siamo riusciti a portare oltre 200 persone all’interno del Salone dei Cinquecento di Palazzo Vecchio a Firenze, sede del Comune e cuore pulsante di tutta la città, per far vivere un’esperienza unica ed emozionante a tutti i partecipanti.

Una volta che sono state decise le cose più importanti, ossia il titolo dell’evento e la location quello che è successo dopo è stato solo tanto duro lavoro per riuscire a soddisfare sia le nostre ambizioni sia quelle del cliente VoipVoice.

L’immagine di Dante che ci incita a fare del nostro meglio, attraverso l’ingegno e la conoscenza, per superare confini e ostacoli è stata la conseguenza indiretta e non calcolata della scelta del tema dell’evento: “Fatti non foste a vivere come bruti”.

Con il sostegno immaginario del Sommo Poeta il team di Inside Factory ha iniziato a concentrarsi sulle specificità del progetto curando ogni singolo dettaglio e seguendo tutti i processi di preparazione.

L’allestimento della sala è stato predisposto in modo tale che la protagonista fosse VoipVoice e quindi sull’udienza del Salone dei 500 faceva da padrona una gigantografia con il nome e il logo dell’azienda. Le luci, tendenti al blu richiamavano i colori del logo ma allo stesso tempo davano risalto alle opere d’arte che decorano le pareti e il soffitto dell’intera stanza. Sono stati presi i contatti con i diversi fornitori e tecnici, che con la supervisione sempre di Inside Factory, hanno creato un’ambiente idoneo ad accogliere oltre 200 persone in completa sicurezza, mantenendo la solennità del posto e sviluppando un’atmosfera celebrativa.

Tutti i partecipanti all’evento sono stati accompagnati in ogni momento, dal loro arrivo all’interno del Palazzo fino alla fine della Convention. Questo ha comportato un lavoro di segreteria importante perché, sebbene il cuore della giornata fosse la Convention fissata per la mattina di sabato, sia la sera prima sia durante tutta la giornata le persone sono state accompagnate in diversi luoghi simbolo della città, per far respirare loro l’aria di festa e al contempo permettergli di godere della bellezza della città, dall’aperitivo di benvenuto in una terrazza con vista panoramica a 360° su Firenze fino al pranzo nel cuore di Piazza dell Repubblica e infine la visita guidata all’interno del Museo dell’Opera del Duomo e al Battistero.

Le immagini e tutte le grafiche utilizzate sono state merito di Giorgio Galimberti, il creativo del team, che si occupa della grafica: “Organizzare un evento aziendale all’interno di Palazzo Vecchio, e più precisamente nel Salone dei Cinquecento, è una soddisfazione personale e di gruppo che non ci scorderemo facilmente. 15 anni di vita di un’azienda sono un traguardo importante e festeggiarlo al meglio in uno dei luoghi più rappresentativi della cultura italiana è un vanto di cui andare molto fieri. Sicuramente per preparare al meglio questo evento è servito un grande sforzo, dedizione e cura ai particolari: il risultato finale però ha sicuramente ripagato tutto il lavoro svolto dietro le quinte nei mesi precedenti. È servito un importante lavoro di squadra per riuscire a ottenere il miglior risultato possibile e alla fine possiamo essere davvero contenti per come si è svolto l’evento.”

Chi partecipa a un evento di queste dimensioni e di questa importanza può pensare erroneamente che il lavoro più difficile è quello del giorno stesso, dove bisogna supervisionare che ogni cosa vada per il verso giusto ma in realtà tutto quello che c’è prima è ancora più impegnativo. La comunicazione con gli invitati è essenziale, fornirgli tutte le informazioni corrette ed esaustive prima dell’evento sono dei requisiti indispensabili che richiedono tempo e ore passate al telefono.

In questo il ruolo fondamentale è stato svolto da Costanza Lanfranchi e Chiara Paolella, due new entry del team di Inside Factory ma che con il loro pragmatismo e la loro energia hanno saputo gestire il turbinio di attività di quest’evento!

“La preparazione di un evento così grande richiede un’ottima organizzazione e questo è raggiungibile solo attraverso una chiara e precisa suddivisione dei compiti. A parer mio, questo è avvenuto tenendo in considerazioni le qualità e le capacità specifiche di ognuno di noi, permettendoci da una parte di lavorare in serenità ma dall’altra è stata una grande occasione di crescita professionale attraverso il mix di competenze degli altri membri del team. La pressione e l’agitazione sono emozioni tipiche quando prepari eventi di questo genere, tuttavia con un buon lavoro di squadra è possibile tamponarle e avere più probabilità di riuscita. – Ha commentato Chiara, raccontando l’esperienza di esser catapultati in un mondo completamente nuovo!

“L’ organizzazione della Convention è stato l’evento dove ho potuto prendere parte in prima persona all’organizzazione e mi sento molto fortunata per tre motivi: il primo per il luogo dove si è tenuto, che già basterebbe per far perdere il fiato a chiunque ci entrasse, il secondo per averlo fatto per una bella motivazione, ossia il benessere di un’azienda che raccoglie intorno a sé tante persone che credono nella forza del cambiamento, infine di averlo fatto con un team che ha trasformato la pressione e l’ansia in motivazione ed entusiasmo, che dal mio punto di vista sono importanti quanto i suoni, le luci o altri particolari che compongono un evento”

“Sono entrata da soli sette mesi a Inside Factory e mai mi sarei immaginata che avrei preso parte all’organizzazione di un evento così grande e spettacolare come quello dedicato alla Convention dei 15 anni di VoipVoice. Ognuno aveva dei compiti ben precisi ma non sono mancati il supporto e l’aiuto reciproco costante che, in un team che si rispetti, sono essenziali per poter lavorare in modo efficiente. L’evento era diviso in due giornate, in tre diverse location, l’organizzazione non è stata semplice; ma, nonostante tutto, siamo riusciti a realizzarlo con successo. A confermarcelo sono stati i tanti ringraziamenti e complimenti sia di tutti gli ospiti che dell’amministratore delegato di VoipVoice Simone Terreni. Grata e molto soddisfatta di tutto il lavoro svolto insieme ad una squadra eccezionale.”, dice Costanza con un grande sorriso, gli occhi ancora stanchi ma felici e brillanti per l’emozione.

Tutta l’attività di coordinamento di questo importante evento è stata impostata con il lavoro dell’Executive Team di Inside Factory, con grande cura e attenzione a ciascuna fase dell’evento!

Serena Masoni, Executive Team di Inside Factory, si è dedicata anima e corpo alla riuscita dello stesso, con grande dispendio non solo di energie ma anche di premura! Un sogno diventato realtà come afferma lei stessa. “Organizzare un evento come quello che si è tenuto venerdì 3 e sabato 4 settembre, penso possa essere considerato come un atto di amore verso l’azienda per la quale si crea e verso l’ospite al quale vogliamo che rimanga un ricordo indelebile. È atto di amore, perché in esso risiede la cura e l’attenzione ad ogni dettaglio. Da quando ho cominciato ad occuparmi di eventi il mio desiderio è sempre stato quello di riuscire ad organizzare un evento all’interno del Salone dei Cinquecento, un desiderio che pensavo fosse dedicato solo “ai grandi”, ma quando è cominciato a diventare realtà, ho realizzato che anche noi siamo fra quei “grandi”. Varcare quella soglia, alzare gli occhi al soffitto, essere contornati da tutta quella bellezza trasmette un’emozione incredibile, difficile da spiegare. Per capirla la si può solo vivere. Gestire tre location diverse, una ventina circa di fornitori, star dietro alle tempistiche che ci avevano indicato, stando attenti che tutto quadrasse, che non fosse dato niente per scontato, non è stato affatto semplice e non nego di essere arrivata a fine dei due giorni esausta, ma molto felice e orgogliosa del risultato ottenuto”.

La supervisione e precisione di Martina Giacomelli, Executive Director di Inside Factory, sono stati determinanti per la riuscita e l’organizzazione dell’evento, che ancora non è riuscita a fermarsi neanche un secondo e commenta così l’esperienza: “I momenti che preferisco degli eventi sono quello immediatamente prima dell’inizio, quando intorno c’è silenzio e poi subito dopo <diventa tutto rock!>, e appena finito, quando le luci si spengono e ti guardi intorno. È lì che incontri gli sguardi del gruppo che ha lavorato insieme a te con passione ed energia per rendere tutto perfetto. Volti stanchi, gambe affaticate, scarpe di ricambio già indossate ma soprattutto occhi colmi di soddisfazione e di gioia! Questa è la condivisione massima che si può avere dopo mesi e mesi di duro lavoro e impegno, minuti, ore e giorni dedicati a rendere tutto perfetto per quell’evento che inizia e finisce il giorno prestabilito, all’orario prestabilito, con partecipanti felici di esserci stati. E sì, anche noi ci siamo stati e abbiamo vissuto insieme a tutti loro, sulla nostra pelle, una delle esperienze più entusiasmanti che possano esserci, perché creare un evento e renderlo tale vuol dire creare un’emozione. Questa stessa emozione che anche noi sentiamo addosso!”

Aver creato un’esperienza condivisa in un luogo che emanava tanta bellezza e maestosità hanno ripagato tutta la fatica dei mesi precedenti e saranno il nostro incoraggiamento per realizzare in futuro tanti altri eventi di questo genere! Ad maiora!