Come organizzare la presenza di un’azienda in fiera: 5+1 consigli da tenere a mente.

Partecipare a una fiera, eventi verticali di settore o manifestazioni B2B, è uno degli investimenti più importanti per le aziende che vogliono farsi conoscere, generare nuovi contatti e rafforzare la propria presenza sul mercato.
Eppure, capire come organizzare una fiera, cosa serve realmente per prepararsi e quali attività curare prima, durante e dopo l’evento non è sempre scontato.

Di recente abbiamo organizzato la partecipazione di una nostra azienda cliente alla fiera Sicurezza di Milano e, per questo, abbiamo pensato di realizzare questa piccola guida pratica alla partecipazione a una fiera per aziende. Una traccia utilizzabile per qualunque settore e valida anche per chi si avvicina per la prima volta a una manifestazione fieristica.

1. Capire perché partecipare e chi incontrerai: analisi strategica iniziale

Organizzare una fiera non significa soltanto prenotare uno spazio espositivo: richiede strategia, preparazione e una comunicazione integrata che valorizzi ogni fase dell’evento.

Come primo passo, quello che consigliamo a ogni cliente, è di avere chiari gli obiettivi che spingono l’azienda a partecipare a quella specifica fiera, e porsi quante più domande possibili come:

• Perché è stata scelta proprio quella fiera?
• Quali sono le buyer personas che si desidera incontrare?
• Chi saranno i competitor presenti?

Questa è una fase cruciale perché definisce la direzione di tutta la comunicazione successiva, dall’allestimento dello stand ai materiali promozionali. Senza una corretta analisi, il rischio è di presentarsi in fiera senza un’identità precisa.er creator, social media manager e brand che vogliono creare video di impatto senza uscire dalla piattaforma

2. Scegliere i servizi e/o prodotti da valorizzare

Ogni fiera è un’occasione per dare nuova visibilità a ciò che l’azienda offre.

Per questo è importante selezionare con cura i servizi o prodotti da promuovere, così da creare materiale informativo dedicato come flyer e brochure e riflettere su specifiche promo commerciali. Le fiere sono occasioni importanti per poter acquisire nuovi lead, comprenderne i comportamenti e i bisogni, ne consegue quindi che rappresentano opportunità commerciali sia nel presente che nel futuro prossimo degli obiettivi di business. 

3. Relazione con l’ente fieristico e scelta dello stand

Ogni fiera ha regole, tempistiche e procedure diverse, per cui entrare in contatto in anticipo con l’ente organizzatore permette di:

• capire le misure disponibili
• valutare le aree più visibili
• individuare lo stand più adatto agli obiettivi commerciali
• reperire informazioni tecniche (forniture, permessi, sicurezza)

Scegliere lo spazio giusto significa garantire allo stand una posizione strategica e facilmente raggiungibile, migliorando l’efficacia dell’intera presenza aziendale.

4. Allestitori per fiere: scegliere il partner giusto

Uno stand ben progettato, curato nei dettagli e visivamente coerente con l’immagine aziendale trasmette professionalità e cura nei dettagli.

Uno stand che fa dire “wow” a chi lo vede, è uno stand vincente, perché anche questo elemento aiuta a farsi ricordare nel tempo da potenziali nuovi clienti.

Il consiglio è di affidarsi ad allestitori competenti che valutino ogni dettaglio: 

• la progettazione grafica
• usano materiali di qualità
• predispongono un’illuminazione corretta
• propongono spazi funzionali per colloqui, demo e accoglienza

L’obiettivo è creare uno stand che attiri l’attenzione e faciliti il dialogo con i visitatori, senza ostacolare la fruibilità degli spazi.

5. Gadget: piccoli oggetti, grande ricordo

Uno dei grandi classici richiesti in ogni evento è la scelta dei gadget da regalare in fiera.
Anche qui è fondamentale non improvvisare: il gadget deve essere coerente con l’identità del brand, utile e memorabile.

In questo caso si cerca di dare libero sfogo alla fantasia e scegliere di far leva sullo stomaco dei visitatori, lasciando loro delle noccioline o cioccolatini o popcorn. Oppure di far leva sulla gamification e quindi farli giocare a un’attività con in premio un regalo. Le opzioni sono veramente tante e qui la creatività deve avere il sopravvento perché un gadget ben pensato aumenta la possibilità che il visitatore continui a ricordare l’azienda anche dopo la manifestazione, rafforzando il contatto generato allo stand.

+1. Non dimenticare la comunicazione online
(prima, durante e dopo)

La presenza in fiera non inizia quando si aprono i cancelli: inizia settimane prima.
Per questo è fondamentale attivare una strategia di comunicazione online che includa:

• DEM di invito personalizzate per clienti e prospect
• post social dedicati per annunciare la partecipazione
• contenuti live dalla fiera (stories, reel, foto)
• follow-up post evento

Conclusioni

Capire cosa fare per partecipare a una fiera non è semplice, ma seguire un metodo chiaro rende l’intero processo più fluido e strategico.

Un evento fieristico ben organizzato non solo aumenta la visibilità del brand ma crea relazioni durature, genera opportunità commerciali e valorizza il lavoro dell’azienda.

Un ultimo dettaglio che invitiamo sempre i clienti a non trascurare mai, sono le persone che parteciperanno alla fiera. Loro saranno il volto dell’azienda in quel momento, si confronteranno con dei potenziali clienti o anche competitor. I professionisti dell’azienda hanno un ruolo cruciale, quindi è giusto dar loro una discreta importanza alla riuscita della partecipazione alla fiera stessa. 

Vorresti partecipare a una fiera e vorresti un supporto dedicato? Contattaci e saremo i tuoi alleati in fiera!